Îmbunătățirea Fluxurilor Operaționale
Studiu de caz
MATERCOM SALE
🔸 Este o afacere B2C cu patru magazine de dimensiunii medii, specializate pe detergenti, cosmetice și produse de îngrijire pentru întreaga familie.
🔸 Solganul companiei este: "Aici găsești tot ce ai nevoie pentru o casă curată și o zi plină de prospețime! Detergenți, cosmetice și produse de îngrijire pentru întreaga familie – branduri de încredere, la prețuri corecte."
PROFILUL CLIENTULUI
Industrie: Comerț B2C și distribuție (multi-locație) cu produse de curățenie si cosmetice.
Dimensiune:: (încadrare în intervale prestabilite) între 20 și 30 de angajați | cifra de afaceri între 2 și 5 milioane de euro | patru puncte de lucru (magazine).
Arie: Acoperire regională.
Complexitatea implementării: Nivel ridicat. Matercom Sale SRL a ales un ecosistem integrat de aplicații Nexus Media, pentru a acoperi atât operațiunile din magazine, cât și controlul back-office și raportarea: stocuri "în timp real" pe locații și centralizat, transferuri între locații/magazine, operarea rapida a recepțiilor, inventar periodic, raportare consolidată.
SITUAȚIA INIȚIALĂ
Procesele similare erau gestionate nestantdardizat (lipsă proceduri) între locații (recepții, transferuri, inventar), ceea ce genera diferențe de practică și timpi diferiți de operare.
Vizibilitatea stocului pe locații și în tranzit (între magazine) era dificil de urmărit fără un flux clar de confirmare (expediere–recepție).
Inventarierea consuma timp și necesita reconcilieri manuale, cu risc de diferențe scriptic vs faptic.
Raportarea pentru management necesita centralizare și filtrare, iar deciziile (aprovizionare/redistribuire) se luau cu date incomplete sau întârziate.
EXTINDERE SUSȚINUTĂ
🔸 Matercom Sale este un business regional din retailul de proximitate, specializat în comercializarea de detergenți, cosmetice și produse de îngrijire pentru întreaga familie, printr-o rețea de patru magazine.
🔸 Prin modelul său de operare multi-locație, compania gestionează un volum constant de recepții, stocuri și transferuri între punctele de lucru, având nevoie de procese clare și de o coordonare eficientă pentru a susține dezvoltarea unitară a afacerii.
OBIECTIVELE URMĂRITE
🔸 Standardizarea fluxurilor în toate cele 4 magazine: recepție, transfer, inventar și vânzare.
🔸 Acuratețe mai bună a stocului pe locație și reducerea diferențelor la inventar prin trasabilitate și disciplină operațională.
🔸 Reducerea timpilor de operare pentru recepții și transferuri prin fluxuri digitale și pași clari.
🔸 Raportare de management mai rapidă (zilnic, pe locații și consolidat) pentru decizii de aprovizionare și redistribuire.
🔸 Un ecosistem unitar (retail–back office–analiză–salarii) pentru date consistente și control.
O SOLUȚIE NEXUS ERP PENTRU LANȚURI DE MAGAZINE
🌟 produsele și serviciile utilizate în această implementare 🌟
Doriţi mai multe informaţii despre cum putem DIGITALIZA împreună activitatea
operativă și contabilă a companiei dumneavostră?
Implementarea Nexus ERP a însemnat pentru noi nu doar o necesitate de a centraliza fluxurile operaționale și de date, ci și un pas esențial pentru dezvoltarea companiei, în contextul extinderii de la 4 magazine către noi locații, inclusiv în afara județului Vâlcea. Pentru noi a fost probabil una dintre cele mai importante schimbări operaționale din ultimii ani.
Împreună cu echipa Nexus am reușit, în mai puțin de două luni, să obținem vizibilitate centralizată asupra unor indicatori esențiali: stocuri (cu o acuratețe de 99,9%), vânzări, comenzi, financiar, contabilitate și resurse umane. Practic, avem acum un ecosistem digital în care orice operațiune este centralizată și pregătită pentru analiză. Pentru prima dată am simțit că vedem businessul cap-coadă într-un singur sistem. Pentru noi, asta a făcut diferența.
Un avantaj major îl reprezintă interconectarea cu sisteme precum e-Factura, SAF-T și Reges Online, integrări care reduc practic la zero riscul de erori și simplifică procesele administrative.
Deși implementarea a presupus un efort consistent din partea ambelor echipe, după doar două luni simțim deja că începem să câștigăm timp — atât noi, ca manageri, cât și colegii din departamentele de contabilitate, HR și operațional. Timp pe care îl putem investi acum în analize mai bune și decizii orientate spre creșterea profitabilității, dar și în mai mult echilibru între viața profesională și cea personală. Pe partea de vânzare, POS-ul Nexus integrat ne permite să operăm unele dintre cele mai performante stații de vânzare din magazinele noastre, iar emiterea unei facturi pentru orice client durează acum mai puțin de un minut.
Astăzi, după primele luni de utilizare, putem spune că Nexus ERP nu este doar un sistem software, ci o mare parte din fundația pe care construim următoarea etapă de dezvoltare a companiei.
FLUXURI IMPLEMENTATE
🔸 Recepție marfă: aprovizionare → recepție (online) → actualizare stoc pe locație → disponibilitate la vânzare în Retail.
🔸 Transferuri între locații: inițiere transfer → expediere → confirmare recepție (online) → actualizare stocuri pe ambele locații → trasabilitate „în tranzit”.
🔸 Inventar: pregătire liste/zone → numărare și înregistrare (online) → comparare faptic vs scriptic regularizare controlată în ERP.
🔸 Vânzare în magazine: vânzare rapidă (POS) → scădere stoc pe locație → raportare imediată pentru management.
🔸 Raportare: vânzări/stocuri/mișcări pe magazin și consolidat în Analist (pentru decizii de aprovizionare și redistribuire).
INTEGRĂRI
Pentru a limita expunerea detaliilor tehnice și a „rețetei” implementării, integrările sunt descrise la nivel de categorie și scop:
🔸 POS / retail: vânzări și mișcări de stoc pe fiecare locație.
🔸 Aplicații online: operare rapidă pentru recepții, transferuri și inventar, cu impact direct în stoc.
🔸 Raportare (BI): centralizarea datelor operaționale și indicatori pe locații și consolidat.
🔸 Acuratețe stoc (diferențe inventar) pe depozit și pe fiecare magazin (valoare și %).
🔸 Timp mediu de procesare pentru recepția în depozit și recepția în magazin (minute/document).
🔸 Transferuri zilnice: număr, timp de confirmare și transferuri în tranzit (vechime).
🔸 Nivelul vânzărilor pe punct de lucru și pe categorii (curățenie / îngrijire personală).
🔸 Top produse: cele mai bine vândute și cele mai slab vândute (cantitate și valoare).
🔸 Adaos: produse cu cel mai bun și cel mai slab adaos (marjă/valoare), pe locații.
STUDII DE CAZ
Alte studii de caz care pot să vă inspire în digitalizarea proceselor de afaceri
REZULTATE & BENEFICII
🔸 Timp de procesare pentru recepții și transferuri redus cu aproximativ 20–40% (prin pași standardizați și eliminarea reintroducerii de date).
🔸 Vizibilitate mai bună asupra stocului pe locație și asupra transferurilor în tranzit (confirmare expediere–recepție).
🔸 Diferențe la inventar reduse semnificativ și reconciliere mai rapidă (inventar structurat și trasabilitate).
🔸 Raportare de management accelerată: analiză zilnică, nu doar periodică, pe fiecare magazin și consolidat.
🔸 Control unitar: aceeași logică de lucru în toate locațiile, cu reguli și responsabilități clare.
TIMELINE IMPLEMENTARE
Audit → Proiectare fluxuri → Configurare → Training pe roluri → Pilot → Go-live → Stabilizare.
Durată tipică: 4–8 săptămâni pentru setarea fluxurilor principale, în funcție de volumul de date și disponibilitatea utilizatorilor cheie.
CE A FĂCUT DIFERENȚA ÎN ACEST PROIECT?
🔹 Standardizarea Fluxurilor Cheie
În Matercom Sale SRL, impactul a venit din standardizarea fluxurilor cheie în toate magazinele și din mutarea operațiunilor cu risc (recepții, transferuri, inventar) în aplicații online, ușor de folosit.
Această combinație a redus erorile, a scurtat timpii și a crescut trasabilitatea stocului între locații.
🔹 Decizii asistate prin date reale
În paralel, Nexus Analist a permis managementului să urmărească indicatori comparabili pe fiecare magazin și consolidat, astfel încât deciziile de aprovizionare și redistribuire să se bazeze pe date actualizate, nu pe estimări.
Doriţi o prezentare online și o analiză privind avantajele digitalizării afacerii cu Nexus? Sau poate doriți să testați online o variantă DEMO?
