De la Comandă Client la Producție – Gestiune Operațională și Financiar - Contabilă
Studiu de caz
FAUNUS PLANT
🔸 Este o companie românească specializată în preparate din plante, cu o istorie de peste 50 de ani, care se concentrează pe utilizarea ingredientelor naturale culese manual din diverse regiuni ale țării, în special din Apuseni.
🔸 Oferă o gamă variată de produse, inclusiv remedii și suplimente alimentare, toate create cu atenție la păstrarea proprietăților benefice ale plantelor.
🔸 Faunus Plant se numără printre cei mai importanți jucători din România în piața suplimentelor naturale, dezvoltând produse prin îmbinarea fitoterapiei cu inovația.
PROFILUL CLIENTULUI
Industrie: Producție și comerț de suplimente naturale pentru consumul uman.
Dimensiune:: (încadrare în intervale prestabilite) între 20 și 50 de angajați | cifra de afaceri între 5 și 10 milioane de euro
Arie: Acoperire națională.
Complexitatea implementării: Ridicată, implementarea mai multor procese operaționale și financiar-contabile, fără a opri fluxul de livrare a comenzilor.
SITUAȚIA INIȚIALĂ
O dată cu creșterea volumului de comenzi din partea clienților, Faunus Plant a identificat nevoia de a utiliza o singură aplicație pentru gestionarea comenzilor, raportarea contabilă și derularea producției pe baza rețetelor.
Până în acel moment, procesele interne se bazau pe mai multe aplicații, ceea ce genera operare dublă atât în contabilitate, cât și în aplicația de facturare. În plus, având în vedere industria în care activează compania, trasabilitatea materiilor prime și a produselor finite a reprezentat o necesitate importantă, analizată în etapa premergătoare implementării.
Un alt aspect urmărit în cadrul implementării a fost asigurarea conformității fiscale, în special în ceea ce privește depunerea declarației SAF-T. Debutul proiectului a coincis cu intrarea în vigoare a obligației de depunere a declarației SAF-T pentru companie, ceea ce a impus includerea acestei cerințe încă din fazele inițiale ale implementării.
În urma evaluării cerințelor, a fost propusă soluția Nexus ERP, împreună cu modulul de Producție și cu acces la scriere și citire în baza de date prin Nexus API dar și serviciul de import prin API al extraselor bancare.
CERCETARE & DEZVOLTARE
🔸 Faunus Plant și-a extins echipa de cercetare și a integrat noi tehnologii în producție. A investit în echipamente moderne, analiză nutrițională avansată și formulări susținute de știință, pentru a duce fitoterapia românească la un nou nivel.
🔸 În urma acestor investiții și a dezvoltării continue, Colagenus 500 ml a devenit Produsul Anului 2025, la categoria Suplimente alimentare cu colagen.
OBIECTIVELE URMĂRITE
🔸 Reducerea numărului de aplicații utilizate pentru gestiunea operațională și financiar-contabilă.
🔸 Eliminarea introducerii duble a documentelor în sisteme diferite.
🔸 Integrarea magazinului online prin intermediul platformei xConnector și gestiunea diverselor neconcordanțe între activitatea operațională și regulile financiar contabile cu privire la calcul preturi, discount, conturi de înregistrare a liniilor din facturi, etc.
🔸 Creșterea capacității de emitere și transmitere în bloc a unui volum semnificativ de facturi, atât pe e-mailul clientului, cât și în sistemul RO e-Factura , direct din platforma integratorului xConnector în mod automatizat.
🔸 Evidențierea scriptică a procesului de producție post-vânzare.
🔸 Standardizarea procesului de import borderouri curieri
🔸 Importul prin API al extraselor de cont în timp real
🔸 Identificarea și configurarea rapoartelor necesare pentru susținerea deciziilor de vânzări și producție.
🔸 Facilitarea trasabilității materiilor prime și a produselor finite prin realizarea producției pe baza rețetelor.
🔸 Asigurarea depunerii declarațiilor fiscale conform cerințelor ANAF (inclusiv SAF-T)
O SOLUȚIE NEXUS ERP PENTRU PRODUCȚIE
🌟 produsele și serviciile utilizate în această implementare 🌟
Doriţi mai multe informaţii despre cum putem DIGITALIZA împreună activitatea
operativă și contabilă a companiei dumneavostră?
Implementarea Nexus ERP a venit într-un punct critic pentru Faunus Plant, când gestionarea datelor în aplicații multiple devenise ineficientă. Procesul a durat aproximativ 10 luni și a necesitat un efort de adaptare considerabil din partea ambelor echipe pentru a pune la punct trasabilitatea loturilor și rețetele de producție. Un mare plus a fost faptul că am reușit să facem tranziția fără să oprim livrările către clienți. Integrarea cu Shopify și automatizarea raportărilor fiscale (e-Factura, SAF-T) ne-au oferit, în final, predictibilitatea de care aveam nevoie. Pentru noi, cel mai important câștig este faptul că echipa nu mai pierde timp cu operarea dublă a datelor, permițându-ne să ne concentrăm pe calitatea produselor noastre — un factor care a contribuit, cu siguranță, și la succesul recent al produsului Colagenus. Este un sistem robust, potrivit pentru fluxuri complexe de producție.
FLUXURI IMPLEMENTATE
🔸 Importul facturilor de furnizor din SPV → Înregistrarea materiilor prime pe loturi și data expirare
🔸 Comandă client în xConnector→ Transmitere prin API a datelor → Generarea pdf-ului pentru Factura si transmitere către client (introdus automat in nomenclator) → Transmitere in E-factura
🔸 Importul prin API al extraselor bancare → Închiderea soldurilor clienți/furnizori → Corelarea cu borderourile primite de la Curieri prin importuri din fișiere XLS
🔸 Analiza vânzărilor → Lansarea în producție conform necesităților provenite din vânzare→ Producția produselor (BC/BP)→Generarea numerelor de lot și a datei de expirare→ Sincronizarea stocurilor
🔸 Analiza datelor de către prestatorul de servicii contabile → transmitere feedback in timp real către operațional cu privire la operarea documentelor → Generarea si depunerea declarațiilor
🔸 Salvarea automată a bazelor de date local → Transmiterea în mod criptat în Cloud-ul Nexus
INTEGRĂRI
Integrarea prin intermediul xConnector cu Shopify - pentru importul automat al datelor corespunzătoare facturării și inițializarea proceselor de producție și financiar contabile. Acest proces este intermediat de xConnector și se realizează prin intermediul produsului Nexus API, astfel, din xConnector datele ajung prin apeluri API direct în baza de date, acest proces permite generarea automata a unui număr substanțial de facturi într-un timp foarte scurt.
STUDII DE CAZ
Alte studii de caz care pot să vă inspire în digitalizarea proceselor de afaceri
REZULTATE & BENEFICII
🔸 Preluarea automată a comenzilor din magazinul online, eliminând introducerea manuală a datelor și reducând erorile operaționale.
🔸 Facturare rapidă și complet automatizată, cu generarea documentelor direct din Nexus ERP și transmiterea lor atât către client, cât și în sistemul național RO e-Factura.
🔸 Actualizarea în timp real a nomenclatoarelor și clienților noi, astfel încât comenzile online să fie procesate fără blocaje administrative.
🔸 Inițializarea automată a proceselor de producție, pe baza cererii venite din vânzările online, asigurând o legătură directă între comercial și fabricație.
🔸 Sincronizarea stocurilor între platforme, oferind o evidență corectă și actualizată a produselor finite și a materiilor prime.
🔸 Alinierea activității operaționale cu cerințele financiar-contabile și fiscale, prin integrarea completă a comenzilor, facturilor și fluxurilor de încasare în sistemul ERP.
TIMELINE IMPLEMENTARE
Procesul de implementare s-a realizat în aproximativ 10 luni, urmând etapele de mai jos:
🔸 Analiza de nevoi -> Semnare contract de licențiere și implementare
🔸 Importul principalelor date pentru a facilita procesul de facturare
🔸 Instruire în operarea documentelor în Nexus
🔸 Realizare conexiune intre Shopify prin xConnector și demararea procesului de facturare
🔸 Importul datelor din aplicațiile anterioare pentru gestiune si raportare contabilă
🔸 Colaborare constantă cu furnizorul de contabilitate în vederea însușirii cunoștințelor de operare în Nexus ERP
🔸 Optimizarea importurilor extraselor de cont prin API
🔸 Realizarea procesului de producție și implementarea sistemului de trasabilitate
🔸 Depunerea declarațiilor în timp real
Suportul continuă și după perioada de implementare în vederea identificării soluțiilor pentru a susține creșterea accelerată a afacerii.
CE A FĂCUT DIFERENȚA ÎN ACEST PROIECT?
Succesul implementării Nexus ERP la Faunus Plant nu a fost determinat doar de tehnologie, ci de modul în care proiectul a fost gestionat și asumat de ambele părți.
🔹 Proactivitate în abordarea cerințelor legislative și operaționale
Proiectul a început într-un context sensibil, marcat de obligativitatea depunerii declarației SAF-T. În loc să trateze această cerință ca pe o constrângere, echipa a integrat-o încă din fazele inițiale ale implementării. Astfel, sistemul a fost configurat nu doar pentru nevoile curente, ci și pentru conformitate fiscală pe termen lung.
🔹 Implicarea activă a echipei Faunus Plant
Implementarea s-a desfășurat fără întreruperea fluxului de livrare a comenzilor, într-un mediu operațional complex. Acest lucru a fost posibil datorită implicării constante a echipei Faunus Plant — de la management până la departamentele operaționale și financiar-contabile.
Testarea fluxurilor, validarea etapelor intermediare și colaborarea strânsă cu furnizorul de contabilitate au contribuit decisiv la stabilitatea sistemului după lansare.
🔹 Profesionalism și colaborare interdisciplinară
Proiectul a presupus integrarea mai multor componente: ERP, Producție, API, e-Factura, importuri bancare, integrare eCommerce. Coordonarea acestor elemente a necesitat o abordare structurată, comunicare clară și adaptare rapidă la situațiile apărute pe parcurs.
Colaborarea dintre echipele tehnice, operaționale și contabile a permis configurarea unui sistem coerent, în care datele circulă corect și în timp real.
🔹 Fundament pentru creștere sustenabilă
Poate cel mai important rezultat este faptul că implementarea nu a rezolvat doar problemele existente, ci a creat o infrastructură scalabilă.
Prin automatizarea fluxurilor dintre magazinul online, producție și contabilitate, Faunus Plant poate gestiona un volum mai mare de comenzi fără a crește proporțional efortul administrativ.
Trasabilitatea pe loturi, integrarea în timp real a încasărilor și generarea automată a documentelor fiscale oferă companiei control, predictibilitate și capacitatea de a lua decizii informate pentru dezvoltarea viitoare.
Doriţi o prezentare online și o analiză privind avantajele digitalizării afacerii cu Nexus? Sau poate doriți să testați online o variantă DEMO?
