Solvent Com - Transformarea complexității în claritate
Studiu de caz
SOLVENT COM
🔸 Este singura companie agricolă din judetul Dolj care detine in proprietate privata calea ferata, se ocupa in special de cultivarea cerealelor: grau, rapita, soia, porumb, floarea soarelui, ofera servicii de trading de cereale avand o capacitate de stocare de 25000 de tone, ofera servicii in agricultura, irigare a aproximativ 1000 de hectare de teren, detine flota de ultima generatie, operand cu cele mai mari utilaje agricole din lume.
🔸 Compania este specializată în exploatarea terenurilor cultivate și administrarea contractelor de arendă, gestionează relații complexe cu proprietarii de terenuri, asigurand plata arendei în produse sau în bani.
PROFILUL CLIENTULUI
Industrie: Exploatarea terenurilor agricole, comerț cu produse obținute din producția proprie.
Dimensiune:: (încadrare în intervale prestabilite) între 50 și 100 de angajați | cifra de afaceri între 5 și 10 milioane de euro
Arie: Regiunea de Sud a României.
Complexitatea implementării: Ridicată, implementarea mai multor procese operaționale, dezvoltarea unui sistem de plată a arendei ce combina plata în bani și plata în natură.
SITUAȚIA INIȚIALĂ
O dată cu creșterea volumului de activitate, respectiv a numarului de contracte de arenda semnate cu tertii, s-a simtiti mai puternica nevoia de a avea o evidenta clara asupra acestor colaborari. Pornind de la situatia contractelor active sau incetate, a suprafetelor arendate, a sumelor de achitat, a produselor oferite si pana la evidenta stocurilor pe fiecare tip de cultura in parte, Nexus a oferit solutii si raportari diferite , in acest moment totul fiind integrat intr-un singur soft cu urmarire de ansamblu a afacerii.
De asemenea, analizele sunt acum efectuate pe centre de profit separate si mai mult de atat, se cunoaste defalcata productia in curs de executie pe fiecare tip de cultura in parte si pe locatii separate.
Pana la implementarea Nexus, intreaga evidenta a fost tinuta in mai multe softuri diferite sau pe hartie, astfel fiind dificil de urmarit o situatie completa a ativitatii societatii. Din momentul implementarii Nexus, exista posibilitatea de a urmari un flux ce cuprinde fiecare stadiu, de la aprovizionare pe loturi, pana la productie si comercializare, sau iesire din stoc pe baza de arenda oferita conform contractului.
Sa nu uitam ca declaratia SAF-T solicita regurozitate a datelor, iar prin implementarea Nexus – sistem integrat, s-a reusit colectarea de informatii contabile de mare acuratete si depunerea cu succes a declaratiilor luna de luna.
Un element important in activitatea companiei este forta de munca, calcularea pontajelor si a salariilor conform legislatiei in vigoare, alt aspect rezolvat prin introducerea Nexus ca sistem de operare
În urma evaluării cerințelor, a fost propusă soluția Nexus ERP, împreună cu modulul de Gestiune agricola, Salarii si Devize lucrari, impreuna constituind o aplicatie complexa si integrata, eficienta pentru client
GESTIONAREA DIGITALIZATĂ A ARENDEI
🔸 Volumul mare de contracte, plăți și evidențe agricole a generat nevoia unui sistem digital integrat pentru organizarea datelor și optimizarea proceselor.
🔸 Pornind de la aceste cerințe reale din teren, echipa Nexus Media a dezvoltat o soluție informatică dedicată gestionării arendei, evidenței terenurilor și automatizării fluxurilor operaționale.
🔸 Studiul de caz urmărește modul în care această soluție răspunde nevoilor companiei și contribuie la eficientizarea activității agricole.
OBIECTIVELE URMĂRITE
🔸 Eliminarea aplicatiilor multiple in vederea generarii unei situatii contabile corecte.
🔸 Diminuarea timpului de operare a documentelor.
🔸 Stabilirea unor fluxuri de lucru care sa cuprinda domeniile de activitate ale firmei.
🔸 Detinerea unei evidente a masinilor si a utilajelor din parcul auto.
🔸 Determinarea eficientei per cultura si per an agricol, prin urmarirea centrelor de profit.
🔸 Generarea de rapoarte necesare auditului si posibilitatea de a se transmite recurent, la date fixe, persoanelor de decizie.
🔸 Posibilitatea de a urmari trasabilitatea produselor obtinute din culturi.
🔸 Automatizarea platilor prin intermediul serviciului de plati prin API.
O SOLUȚIE NEXUS ERP PENTRU AGRICULTURĂ
🌟 produsele și serviciile utilizate în această implementare 🌟
Doriţi mai multe informaţii despre cum putem DIGITALIZA împreună activitatea
operativă și contabilă a companiei dumneavostră?
FLUXURI IMPLEMENTATE
🔸 Import automat al facturilor primite de la furnizori din SPV (sistemul eFactura).
🔸 Trasabilitatea produselor înregistrate pe loturi si cu termen de expirare.
🔸 Urmărirea stocurilor în timp real.
🔸 Identificarea culturilor pe zone si pe ani (stabilire centre de profit aferente, analiza rentabilitate sezoniera).
🔸 Inregistrarea si gestionarea contractelor de arenda (stabilirea metodelor de plata, raportari specifice pe ani agricoli).
🔸 Implementare proceduri de lucru pentru obtinerea codurilor UIT aferente mijloacelor fixe pentru care reviziile se fac in alta tara (transmitere automata in SPV).
🔸 Generare documente de plata aferente facturilor de furnizori sau a salariilor (flux de lucru prin propuneri de plata si aprobari).
🔸 Facturare pa baza devizelor de lucrari.
🔸 Comercializarea produselor proprii care persoane fizice și persoane juridice.
🔸 Importul extraselor privind conturile bancare automatizat prin serviciul API.
STUDII DE CAZ
Alte studii de caz care pot să vă inspire în digitalizarea proceselor de afaceri
REZULTATE & BENEFICII
1. Import automat facturi din SPV | Loturi | Termene de expirare
🔸 Rezultate: eliminarea introducerii manuale a facturilor | trasabilitate pe loturi | evidență clară a termenelor de expirare
🔸 Beneficii: reducere erori contabile și de stoc | control asupra marfurilor perisabile | imagine reală a stocurilor în timp real | suport pentru audit și controale ANAF
2. Identificare culturi + centre de profit + analiză sezonieră
🔸 Rezultate: alocare corectă venituri și costuri pe cultură | rapoarte de profitabilitate pe sezon agricol
🔸 Beneficii: decizii mai bune privind ce culturi merită extinse | identificare rapidă a pierderilor | fundamentare pentru bugete și investiții viitoare
3. Contracte de arendă + metode plată + raportare pe ani agricoli
🔸 Rezultate: evidență completă a contractelor | urmărire obligații și scadențe | raportare pe structura specifică agriculturii
🔸 Beneficii: evitarea penalităților și conflictelor cu proprietarii | previzionare corectă a cash-flow-ului | centralizare rapidă pentru controale sau finanțări
4. Coduri UIT pentru mijloace fixe revizuite în altă țară
🔸 Rezultate: conformare la cerințele de transport și raportare | generare corectă a documentelor de trasabilitate
🔸 Beneficii: reducerea riscului de amenzi | fluidizarea transporturilor externe | control mai bun asupra mișcării activelor
5. Flux de aprobare pentru plăți (furnizori/salarii)
🔸 Rezultate: circuit clar de aprobare | trasabilitate decizională | eliminarea plăților neautorizate
🔸 Beneficii: control financiar sporit | reducerea fraudelor și a plăților duble | disciplină în cash-flow
6. Devize lucrări → facturare automată
🔸 Rezultate: transformare rapidă a lucrărilor executate în facturi | eliminare diferențe între deviz și factură
🔸 Beneficii: facturare mai rapidă = încasări mai rapide | imagine profesionistă în relația cu clienții | reducere muncă administrativă
7. Vânzare produse proprii către persoane fizice + bon fiscal
🔸 Rezultate: conformare fiscală completă | integrare vânzări directe în contabilitate
🔸 Beneficii: eliminare risc sancțiuni fiscale | evidență clară a vânzărilor pe canale | analiză profitabilitate retail vs. angro
8. Import extrase de cont prin API
🔸 Rezultate: reconciliere bancară automată | actualizare zilnică a lichidităților
🔸 Beneficii: economisire timp contabilitate | vizibilitate reală asupra cash-ului | bază pentru forecast financiar corect
TIMELINE IMPLEMENTARE
Procesul de implementare s-a desfășurat etapizat pe parcursul a aproximativ 12 luni, având în vedere complexitatea operațională a companiei, numărul ridicat de fluxuri și necesitatea corelării activităților agricole cu cele financiare și logistice.
Etapele principale ale proiectului au fost:
🔸 Analiza detaliată a proceselor interne și a fluxurilor agricole, logistice și financiare → definirea structurii de centre de profit, culturi și activități → semnarea contractului de licențiere și implementare
🔸 Sesiuni de lucru cu echipele operaționale și financiare pentru identificarea nevoilor reale și stabilirea modului optim de utilizare a sistemului
🔸 Configurarea nomenclatoarelor, a structurilor de gestiune, a utilajelor și a fluxurilor specifice activităților agricole
🔸 Importul datelor istorice relevante pentru continuitatea raportării financiare și operaționale
🔸 Instruirea utilizatorilor pe fluxurile zilnice: achiziții, stocuri pe loturi, contracte de arendă, lucrări agricole, facturare și raportare
🔸 Implementarea mecanismelor de trasabilitate pentru produse, lucrări și costuri pe cultură și sezon
🔸 Automatizarea importurilor financiare (facturi, extrase bancare, raportări fiscale) și configurarea circuitelor de aprobare
🔸 Validarea rapoartelor de rentabilitate pe centre de profit și ajustarea structurii pentru o reflectare corectă a performanței economice
Pe tot parcursul proiectului, implementarea s-a realizat în strânsă colaborare cu echipa clientului, consultanții Nexus contribuind nu doar la configurarea sistemului, ci și cu recomandări privind optimizarea proceselor și structurilor de raportare.
Suportul continuă și după finalizarea implementării, prin sesiuni de optimizare și adaptare a fluxurilor, astfel încât sistemul să susțină dezvoltarea companiei, extinderea activităților și creșterea nivelului de control asupra rentabilității.
CE A FĂCUT DIFERENȚA ÎN ACEST PROIECT?
🔹 Digitalizarea unei companii agricole complexe – control, trasabilitate și profitabilitate
Pentru acest client din domeniul agricol, obiectivul principal a fost obținerea unei imagini clare asupra costurilor, producției și rentabilității, într-un context caracterizat de multiple centre de profit, un parc extins de utilaje și activități sezoniere complexe.
🔹 Implicarea susținută a echipei Solvent Com
Proiectul a început cu o etapă esențială de analiză și consultare, în care echipa noastră a lucrat direct cu personalul clientului pentru a înțelege procesele reale din teren, fluxurile financiare și provocările operaționale. Prin discuții aplicate și sesiuni de lucru comune, am identificat nevoile concrete ale companiei și am construit soluțiile pornind de la modul lor real de lucru, nu de la modele teoretice.
🔹 Profesionalism și colaborare
Pe parcursul implementării, consultanții Nexus au contribuit nu doar cu configurarea sistemului, ci și cu experiența acumulată în proiecte similare din agricultură, oferind recomandări privind structura centrelor de profit, trasabilitatea costurilor, controlul utilajelor și optimizarea fluxurilor financiare.
Prin implementarea unor fluxuri integrate de lucru, am reușit să conectăm operațiunile financiare, logistice și de producție într-un sistem unitar, care oferă managementului vizibilitate în timp real asupra întregii activități.
🔹 Avantajele obținute
Soluțiile implementate au permis companiei:
🔹 să urmărească trasabilitatea produselor de la achiziție până la vânzare
🔹 să calculeze rentabilitatea pe culturi, sezoane și exploatații
🔹 să controleze costurile generate de utilaje și lucrări agricole
🔹 să automatizeze procesele contabile și financiare repetitive
🔹 să reducă riscurile fiscale și operaționale
🔹 să obțină o bază solidă de date pentru decizii strategice
🔹 Eficiență operațională
Rezultatul este o organizație agricolă mai eficientă, cu procese standardizate, informații corecte disponibile rapid și capacitatea de a lua decizii bazate pe performanța reală a fiecărei activități.
Digitalizarea nu a însemnat doar optimizare administrativă, ci transformarea modului în care compania își înțelege și își gestionează businessul – de la operare reactivă la management bazat pe indicatori economici clari, construit împreună cu oamenii implicați în activitatea zilnică.
Doriţi o prezentare online și o analiză privind avantajele digitalizării afacerii cu Nexus? Sau poate doriți să testați online o variantă DEMO?
