Eficiență, Trasabilitate și Control
Studiu de caz
AGROPAN IMPEX
🔸 Este unul dintre principalii producători de panificație din regiunea Moldovei – este o companie românească cu sediul în Iași, activă din anul 2003, specializată în fabricarea painii, produselor de panificatie.
🔸 De peste două decenii, Agropan Impex a construit o tradiție solidă în industria de panificație, reușind să devină un jucător important nu doar pe piața locală ieșeană, ci și în județele învecinate prin distribuția produselor sub brandul comercial Panifcom, prezent în sute de puncte de desfacere din Moldova.
PROFILUL CLIENTULUI
Industrie: Alimentară, sectorul de panificație și produse de panificatie.
Dimensiune: peste 200 de angajați.
Arie: Acoperiere regionala, zona Moldovei.
Complexitatea implementării: Ridicată.
SITUAȚIA INIȚIALĂ
Înainte de implementarea Nexus ERP, activitatea Agropan era susținută de procese parțial digitalizate, dar fragmentate, care nu permiteau o integrare completă a fluxurilor operaționale și financiare. Dinamica ridicată a comenzilor, distribuției și producției specifice industriei de panificație a evidențiat mai multe nevoi critice de optimizare.
Principalele provocări identificate:
🔸 Gestionarea distribuției și a rutelor de livrare
Exista necesitatea configurării în sistem a unor rute optimizate de livrare, cu posibilitatea integrării navigației GPS pe dispozitive mobile, pentru eficientizarea traseelor și reducerea timpilor morți.
🔸 Preluarea comenzilor direct din teren
Agenții de vânzări aveau nevoie de o soluție mobilă pentru introducerea comenzilor în timp real, eliminând întârzierile și riscul de erori generate de preluarea ulterioară a datelor.
🔸 Facturare și încasare în teren
Operațiunile comerciale necesitau integrarea proceselor de facturare și încasare direct de pe mobil, cu actualizare instantanee în sistemul central.
🔸 Producție lotizată și trasabilitate completă
Industria alimentară impune o evidență strictă a loturilor de producție. Era necesară implementarea unui sistem care să permită urmărirea trasabilității materiilor prime și produselor finite, precum și calculul corect al costurilor aferente fiecărui lot.
🔸 Optimizarea fluxurilor financiar-contabile
Procesele contabile și financiare necesitau automatizare, corelare între departamente și reduse intervențiilor manuale pentru creșterea acurateței și eficienței.
🔸 Rapoarte de management personalizate
Conducerea companiei avea nevoie de rapoarte specifice, consolidate și actualizate în timp real, care să reflecte performanța operațională, financiară și comercială.
TRADIȚIE & MODERNITATE
🔸 Cu o echipă de peste două sute de angajați și o cifră de afaceri care a continuat să crească în ultimii ani, compania și-a consolidat reputația prin calitatea constantă a produselor și implicarea în comunitate.
🔸 Reputația Agropan Impex se bazează pe echilibrul dintre tradiție și modernitate – combinând know-how-ul în producția tradițională de pâine cu investițiile în standarde moderne de calitate și siguranță alimentară, pentru a servi consumatorii din întreaga regiune.
OBIECTIVELE URMĂRITE
Implementarea soluției Nexus ERP în cadrul Agropan a fost un proces strategic desfășurat în mai multe etape, construit pe o abordare progresivă și orientată spre optimizare continuă. Fiecare fază a proiectului a avut ca obiectiv îmbunătățirea proceselor existente, adaptarea permanentă la dinamica pieței și asigurarea unei soluții complete – eficiente din punct de vedere operațional, solide din perspectivă tehnică și conforme cu cerințele legislative în vigoare.
Proiectul a reprezentat o provocare semnificativă pentru echipele implicate, având în vedere complexitatea activităților specifice industriei de panificație și volumul ridicat al operațiunilor zilnice. Prin mobilizare, colaborare strânsă și efort susținut din partea ambelor echipe, implementarea a condus la eficientizarea și integrarea proceselor din departamentele financiar-contabil, producție, management, salarizare și administrare personal, comercial, parc auto și mentenanță.
Nexus ERP a devenit astfel nucleul central al datelor și al operațiunilor desfășurate zilnic în cadrul Agropan, oferind vizibilitate în timp real, control operațional și suport decizional fundamentat pe informații corecte și integrate.
1. Digitalizarea și integrarea completă a fluxurilor operaționale
Crearea unui sistem unitar care să conecteze producția, distribuția, zona comercială și departamentele financiare într-o platformă centralizată.
2. Optimizarea distribuției prin configurarea rutelor inteligente
Implementarea unui sistem de rute de livrare cu integrare GPS pe dispozitive mobile, pentru eficientizarea traseelor și monitorizarea activității din teren.
3. Automatizarea procesului de vânzare în teren
Permitearea preluării comenzilor, facturării și încasării direct de pe mobil, cu actualizare în timp real în sistemul central.
4. Implementarea producției lotizate și a trasabilității complete
Asigurarea evidenței pe loturi pentru materii prime și produse finite, cu urmărirea costurilor asociate și respectarea normelor din industria alimentară.
5. Optimizarea și automatizarea proceselor financiar-contabile
Standardizarea fluxurilor contabile, reducerea intervențiilor manuale și creșterea acurateței raportărilor financiare.
6. Dezvoltarea unui sistem avansat de raportare managerială
Crearea de rapoarte specifice pentru management, cu acces la indicatori operaționali, comerciali și financiari în timp real.
7. Asigurarea conformității legislative continue
Implementarea mecanismelor necesare pentru respectarea cerințelor legale, inclusiv:
🔸 integrarea cu sistemul E-Factura, E-Transport
🔸 generarea și raportarea SAF-T
🔸 adaptarea rapidă la modificările legislative.
8. Scalabilitate și susținerea dezvoltării pe termen lung
Construirea unei arhitecturi ERP flexibile, capabile să susțină creșterea volumelor, extinderea operațiunilor și introducerea de noi linii de business.
9. Integrarea cu aplicații și sisteme terțe
Asigurarea interoperabilității cu alte soluții software utilizate în companie (echipamente de producție, soluții logistice, aplicații externe etc.).
10. Dezvoltarea unui portal B2B pentru parteneri
Oferirea unui canal digital prin care clienții să poată transmite comenzi, consulta situația facturilor și accesa informații comerciale în mod securizat.
O SOLUȚIE NEXUS ERP PENTRU PRODUCȚIE PANIFICAȚIE
🌟 produsele și serviciile utilizate în această implementare 🌟
Doriţi mai multe informaţii despre cum putem DIGITALIZA împreună activitatea
operativă și contabilă a companiei dumneavostră?
FLUXURI IMPLEMENTATE
🔸 Digitalizarea procesului comercial - A fost implementat un flux unitar de preluare a comenzilor din call center și din teren, cu aplicarea automată a condițiilor comerciale și validărilor financiare.
🔸 Automatizarea facturării și conformare fiscală - Facturarea se realizează automat conform contractelor și politicilor comerciale, cu integrare directă în contabilitate și în sistemele naționale de raportare (E-Factura).
🔸 Optimizarea distribuției și a livrărilor - Sistemul generează planificarea livrărilor și rutele optimizate pe baza adreselor comenzilor, oferind control și eficiență în activitatea din teren.
🔸 Planificare și execuție eficientă a producției - Comenzile sunt transformate automat în loturi de producție corelate cu rețetele și necesarul de materii prime, asigurând coerență între vânzări și producție.
🔸 Trasabilitate completă a produselor - A fost implementat un mecanism de urmărire integrală a fluxului de producție, de la materie primă la client final, în conformitate cu cerințele industriei alimentare.
🔸 Control operațional și disciplină internă - Au fost configurate mecanisme automate de avertizare și blocare pentru reducerea riscurilor comerciale și financiare.
🔸 Flexibilitate în definirea structurilor de produs - Rețetele și subrețetele sunt configurate ierarhic, permițând controlul consumurilor și al costurilor în timp real.
INTEGRĂRI
🔸 QlikView, analize inteligente – Integrarea cu QlikView a permis extragerea și consolidarea automată a datelor operaționale, financiare și comerciale într-o platformă de Business Intelligence, oferind managementului tablouri de bord dinamice și analize detaliate privind vânzările, costurile, marjele, eficiența producției și indicatorii financiari, cu posibilitatea de analiză drill-down până la nivel de document, lot sau client.
🔸 Picking automatizat - Integrarea cu software-ul de picking pentru pregătirea comenzilor a asigurat transferul automat al comenzilor către depozit, optimizarea listelor de colectare, validarea cantităților prin scanare și confirmarea în timp real a pregătirii pentru transport, oferind acuratețe ridicată în livrări, reducerea erorilor și vizibilitate completă asupra statusului comenzilor.
🔸 Preluare comenzi direct din whatsapp - Integrarea cu canalul de preluare comenzi prin WhatsApp a permis transformarea automată a solicitărilor primite de la clienți în comenzi valide în sistem, cu verificarea condițiilor comerciale și confirmare rapidă, reducând timpii de procesare și oferind un canal modern, direct și eficient de interacțiune cu partenerii.
STUDII DE CAZ
Alte studii de caz care pot să vă inspire în digitalizarea proceselor de afaceri
REZULTATE CONCRETE OBȚINUTE
🔸 Integrarea completă a datelor – Toate departamentele operează într-un sistem unitar, eliminând dublarea informațiilor și riscul de erori generate de lucrul în aplicații separate sau fișiere paralele.
🔸 Vizibilitate în timp real asupra operațiunilor – Managementul are acces instant la date actualizate privind producția, vânzările, stocurile, costurile și situațiile financiare, facilitând decizii rapide și fundamentate.
🔸 Optimizarea fluxurilor operaționale – Procesele interne au fost standardizate și automatizate acolo unde a fost posibil, reducând timpii de procesare și dependența de intervenții manuale.
🔸 Control mai bun al costurilor – Prin corelarea datelor din producție, financiar și gestiune, compania a obținut o imagine clară asupra costurilor reale, permițând ajustări rapide și eficiente.
🔸 Trasabilitate și conformitate legislativă – Sistemul asigură evidență completă și documentată a operațiunilor, facilitând respectarea cerințelor legale și a normelor specifice industriei alimentare.
🔸 Creșterea eficienței administrative – Automatizarea proceselor repetitive din zona financiar-contabilă și salarizare a redus sarcinile administrative și a permis echipelor să se concentreze pe activități cu valoare adăugată.
🔸 Suport pentru dezvoltare și scalabilitate – Soluția implementată permite extinderea facilă a funcționalităților și adaptarea la noi cerințe de business, susținând dezvoltarea continuă a companiei.
CE A FĂCUT DIFERENȚA ÎN ACEST PROIECT?
Factorul determinant al succesului acestui proiect a fost alinierea strategică dintre tehnologie, procese și oameni.
Agropan Impex SRL a pornit la drum cu procese bine definite, obiective clare și o deschidere reală către transformare digitală, ceea ce a permis implementarea structurată și eficientă a soluției.
La rândul nostru, am asigurat expertiza tehnică, adaptabilitatea și capacitatea de a livra o platformă scalabilă, capabilă să susțină evoluția companiei pe termen lung.
Această colaborare bazată pe claritate, disciplină operațională și orientare către performanță a reprezentat diferențiatorul real al proiectului.
TIMELINE IMPLEMENTARE
Implementarea soluției Nexus ERP s-a realizat etapizat, pe parcursul mai multor faze distincte, desfășurate în funcție de prioritățile operaționale, direcțiile de dezvoltare comercială și modificările legislative apărute în timp.
🔹 Implementare nucleu operațional
Prima etapă a vizat stabilirea fundației sistemului și integrarea principalelor fluxuri critice pentru companie:
🔹 Digitalizarea procesului comercial (preluare comenzi call center și agenți teren)
🔹 Automatizarea facturării conform contractelor comerciale
🔹 Implementarea producției lotizate și a trasabilității
🔹 Configurarea rețetelor și subrețetelor
🔹 Optimizarea fluxurilor financiar-contabile
🔹 Implementarea planificării livrărilor și rutelor de distribuție
🔹 Setarea mecanismelor de control intern (atenționări și blocări)
Această fază a avut rolul de a crea nucleul integrat al datelor și operațiunilor zilnice.
🔹 Optimizare distribuție și mobilitate
🔹 Configurarea soluțiilor mobile pentru agenți și livratori (Nexus SFA)
🔹 Organizarea rutelor de transport
🔹 Facturare și încasare direct din teren
🔹 Creșterea vizibilității asupra activității comerciale
Această etapă a răspuns tendinței de eficientizare a distribuției și creșterii vitezei de reacție în piață.
🔹 Digitalizare logistică și picking
🔹 Suport si validare in integrarea software-ului de picking
Această etapă a crescut acuratețea și eficiența proceselor din depozit.
🔹 Business Intelligence și analiză avansată
🔹 Suport in configurarea dashboard-urilor manageriale - QlikView
🔹 Configurarea rapoartelor detaliate pe vânzări, costuri, marje și performanță operațională
Obiectivul a fost susținerea deciziilor strategice pe baza datelor consolidate în timp real.
🔹 Extindere canale și conformare legislativă
🔹 Implementare modele E-Factura cu modele specifice pentru clientii IKA
🔹 Implementare si validare SAF-T
🔹 Lansare portal B2B
🔹 Suport si validare in integrarea canalului WhatsApp pentru preluare comenzi
Această etapă a fost determinată atât de evoluția cadrului legislativ, cât și de nevoia de modernizare a relației cu partenerii comerciali.
Proiectul nu a fost unul punctual, ci un proces continuu de digitalizare și optimizare, adaptat permanent la:
🔹 dinamica pieței,
🔹 extinderea operațiunilor,
🔹 nevoile comerciale,
🔹 cerințele legislative în schimbare.
Doriţi o prezentare online și o analiză privind avantajele digitalizării afacerii cu Nexus? Sau poate doriți să testați online o variantă DEMO?
