| Digitalizare | 300
De ce să alegi un sistem ERP și nu doar un program de contabilitate?
În era digitală a afacerilor, tehnologia joacă un rol important în eficientizarea operațiunilor și creșterea competitivității. Unul dintre aspectele esențiale ale managementului modern al afacerilor este alegerea între un program de contabilitate simplu și un sistem ERP (Enterprise Resource Planning). În acest blog, vom explora aspectele esențiale ce pot sta la fundamentarea deciziei având în vedere contextul actual.
Ce este un program de contabilitate?
Un program de contabilitate este o aplicație software care ajută la gestionarea și înregistrarea tranzacțiilor financiare ale unei companii. Acesta poate oferi funcționalități de bază precum facturare, urmărirea veniturilor și cheltuielilor, generarea rapoartelor financiare și gestionarea conturilor de clienți și furnizori, declarațiilor fiscale. Programele de contabilitate sunt esențiale pentru asigurarea conformității financiare și pentru monitorizarea sănătății financiare a unei afaceri.
Ce este un sistem ERP?
Un sistem ERP, pe de altă parte, este o soluție software integrată care gestionează și automatizează o gamă largă de procese de afaceri într-o companie, nu doar cele financiare. Acesta include module pentru contabilitate, gestionarea stocurilor, resurse umane, producție, vânzări, achiziții și multe altele. Sistemele ERP sunt concepute pentru a oferi o imagine de ansamblu și în timp real a operațiunilor companiei, facilitând astfel luarea deciziilor informate și strategice.
Avantajele unui sistem ERP față de un program de contabilitate
1. Integrarea proceselor de afaceri
Un sistem ERP integrează toate funcțiile principale ale unei afaceri într-o singură platformă, eliminând nevoia de a utiliza mai multe aplicații separate. Aceasta duce la o mai bună coordonare și fluxuri de lucru mai eficiente.
Având în vedere contextul E-Factura și E-Transport , relația cu platforma ANAF la momentul actual nu mai ține doar de depunerea declarațiilor. Schimbul de date se realizează constant pentru necesitățile operaționale cum ar fi obținerea codului UIT, transmiterea facturilor în SPV sau descărcarea facturilor de furnizor pentru gestiunea stocurilor. Aceste operațiuni într-un sistem ERP pot fi făcute pe baza drepturilor de acces de angajații direct implicați, fără intervenția imediata a departamentului financiar-contabil.
2. Vizibilitate și control în timp real
Cu un ERP, managerii au acces la informații actualizate în timp real din toate departamentele. Acest lucru facilitează luarea deciziilor rapide și bine informate, precum și identificarea problemelor înainte ca acestea să devină critice. Mobilitatea managerilor este importantă pentru gestionarea oportunităților de afaceri, astfel, utilizarea aplicațiilor mobile pentru consultarea principalilor indicatori ai organizației este foarte importanta. Sistemele ERP permit conectarea aplicațiilor mobile/web în timp real InfoManager
3. Automatizarea proceselor
ERP-urile automatizează multe procese de rutină, cum ar import extrase de cont sau descărcarea automata din SPV acest aspect reduce erorile umane și permite angajaților să se concentreze pe activități cu valoare adăugată pentru organizație.
4. Scalabilitate și flexibilitate
Sistemele ERP sunt concepute pentru a crește odată cu afacerea. Ele pot fi personalizate și extinse pentru a răspunde nevoilor specifice ale unei companii, indiferent de dimensiunea acesteia. În momentul în care organizația se dezvolta necesitățile cu privire la sistemul informatic cresc. Un sistem ERP permite scalarea afacerilor prin mai multe conexiuni la serverul principal. Vom lua 2 exemple, avem 2 magazine magazine / restaurante / fast-food dar ne dorim să ne extindem geografic în mai multe orașe. Aplicațiile pentru gestiunea procesului de vânzare se conectează în timp real la serverul central și ne oferă date ce fundamentează decizii de achiziții sau politici de preț, fără să fim la respectiva locație.
5. Îmbunătățirea relațiilor cu clienții și furnizorii
ERP-urile includ module de gestiune atât a relației cu clienții cât și cu furnizorii. Acestea oferă instrumente pentru a îmbunătăți satisfacția clienților și pentru a negocia mai eficient comenzile cu furnizorii.
E-factura aduce și provocări din partea clienților [Kaufland , Auchan, Mega Image. Metro. Carrefour ,etc) cum ar mesaje personalizate la transmiterea E-Factura pentru o conformitate facilă cu sistemul lor ERP. Aceste opțiuni sunt rareori oferite de un program de contabilitate.
6. Conformitate și securitate
o Sistemele ERP sunt proiectate pentru a respecta schimbările legislative și standardele industriale, asigurând conformitatea organizației fără a schimba procesul de colectarea a datelor. De asemenea, ele oferă funcționalități avansate de securitate pentru protejarea datelor sensibile pe baza drepturilor de utilizator și drepturilor de vizualizare a rapoartelor.
De ce avem nevoie de un sistem ERP dacă suntem o firmă ce oferă servicii de contabilitate??
Pe lângă avantajele de mai sus ce sunt, vom enumera doar câteva dintre principalele avantaje:
1. Automatizarea introducerii datelor primare, prin conectarea aplicațiilor mobile sau de vânzare direct la baza de date, facturile, bonurile fiscale, transferurile între gestiuni nu mai trebuie introduse manual, ele sunt introduse de client în activitatea operațională. Vom lua un exemplu, clientul nostru este o firma la început de drum iar baza de date este pe serverul nostru, putem să conectăm la baza de date aplicația mobilă aplicația mobilă -Facturare Online el își realizează procesul de vânzare, la sfârșit de luna nu mai trebuie să ne aducă documentele. Foarte important facturile generate de client ajung in E-factura automat din baza de date a sistemului ERP.
2. Automatizarea generări declarațiilor, printr-un modul special destinat, denumit Dosar Contabil pot fi automatizate procese importante cum ar fi depunerea declarațiilor, generarea automata a diverselor rapoarte, printarea documentelor. Aspectul foarte important este dat de faptul că acest dosar contabil ne permite automatizarea acestor procese pentru sute de societăți în același timp.
3.Conectarea direct pe baza de date a clientului , în cazul în care clientul nostru are propriile licențe ce țin de partea operațională ERP și SFA noi putem să ne conectăm utilizând licențe noastre, să luam exemplu licența de Salarii, calculăm salariile pe baza de date a clientului iar notele contabile ajung în balanță, împreuna cu celelalte operațiuni realizate de client pe baza Servconta
4. Log operare detaliat, de multe ori pentru identificarea cauzelor unor probleme de contabilitate este necesară identificarea concreta a operațiunilor ce afectează solduri, balanța, etc. Un sistem ERP punte la dispoziție un log detaliat de operare pe module, documente, utilizatori, foarte util în astfel de situații dar și pentru conformarea la normele de securitate internă prin log operare
5. Salvarea în cloud a bazelor de date, în ultima perioadă numărul atacurilor cibernetice a crescut, aceste atacuri pun în incapacitate firmele de contabilitate de a presta serviciile, bazele de date fiind criptate. Capacitatea unu sistem ERP de a salva în cloud și cripta salvările bazelor date automat, reprezintă o modalitate de protecție imbatabilă împotriva unor astfel de atacuri.
Concluzie
Alegerea între un program de contabilitate simplu și un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) este o decizie esențială în era digitală a afacerilor, unde eficientizarea operațiunilor și competitivitatea sunt esențiale. În timp ce un program de contabilitate oferă funcționalități de bază necesare pentru gestionarea finanțelor, un sistem ERP integrează multiple procese de afaceri într-o singură platformă, oferind vizibilitate și control în timp real, automatizarea proceselor, scalabilitate și flexibilitate, îmbunătățirea relațiilor cu clienții și furnizorii, precum și conformitate și securitate avansate.
Pentru firmele de contabilitate, un sistem ERP facilitează gestionarea eficientă a datelor clienților, automatizarea proceselor contabile și securitatea datelor, reprezentând o investiție strategică pentru creșterea și dezvoltarea afacerii.
Pentru mai multe detalii despre sistemul Nexus ERP ne puteți contacta Aici
