Ce este ERP?

Ce înseamnă ERP?

Un ERP este un pachet de module şi aplicaţii software perfect integrate şi care folosesc una sau mai multe baze de date comune. Cu ajutorul acestor soluţii software putem gestiona activitatea zilnică a compartimentelor unei companii: contabilitate, achiziţii, vânzări, livrări, producţie, stocuri, parc auto, salarizare, resurse umane, analiză, bugete, planificări, etc.

In general, integrarea activităţilor într-un singur sistem conduce la o mai bună organizare a companiei prin:

  • o bază de date unică, cu informaţii corecte şi cu un flux de lucru care elimină operarea de mai multe ori a aceloraşi informaţii şi documente;
  • planificarea activităţilor companiei în comun cu repartizarea-planificarea pe activităţi a resurselor firmei: salariaţi, utilaje, materii prime, mărfuri, etc;
  • printr-o informare şi comunicare mai bună între compartimente prin rapoarte în timp real, notificări, fluxuri de aprobare, etc.;
  • o mai bună monitorizare şi securitate a accesului la informaţii şi inclusiv eliminarea importului şi exportului de date între aplicaţii.


Cum funcţioneză un ERP?

Enterprise Resource Planning (planificarea resurselor întreprinderii) constă atât în tehnologii software, cât şi hardware folosite împreună pentru a gestiona și integra toate procesele de bază ale unei companii.

Deci un ERP oferă soluții care integrează procesele din întreaga afacere într-un sistem unic. Astfel de aplicații permit utilizatorilor să interacționeze într-o singură interfață, să partajeze informații și să permită colaborarea interfuncțională şi interdepartamentală.

Ofertele ERP au evoluat de-a lungul anilor de la modele software tradiționale care folosesc servere client fizice la software bazat pe Cloud care oferă acces la distanță - bazat pe internet.

Ne putem gândi la un sistem ERP ca fiind liantul care aduce împreună diferitele aplicaţii informatice pe care le utilizează o companie. Fără o aplicație ERP, fiecare departament și-ar avea sistemul optimizat doar pentru sarcinile sale specifice. Cu software-ul ERP, fiecare departament are în continuare sistemul său, dar toate sistemele pot fi accesate printr-o singură aplicație, cu o singură interfață şi cel mai important lucru cu o baza de date unică.


Care sunt beneficiile utilizării unui ERP?

Un ERP promovează fluxul liber de comunicare în cadrul unei organizații și are ca rezultat sinergii sporite între diferitele domenii de activitate, eficiență sporită pe măsură ce procesele sunt eficientizate și informațiile sunt ușor accesibile celor care au nevoie de ele. Aplicațiile ERP permit, de asemenea, diferitelor departamente să comunice și să partajeze informații mai ușor cu restul companiei. Adoptarea unui ERP poate fi un efort costisitor, dar rentabilitatea investiției poate fi obținută rapid. Cu siguranță, beneficiile realizate (de exemplu, creșterea productivității și reducerea costurilor administrative) pot depăși cu mult costurile pentru introducerea unui ERP.

Departamentele sunt mai capabile să colaboreze și să împărtășească cunoștințele; o forță de muncă nou sinergizată poate îmbunătăți productivitatea și satisfacția angajaților, deoarece angajații sunt mai capabili să vadă modul în care fiecare grup funcțional contribuie la misiunea și viziunea companiei. De asemenea, sarcinile ușoare, manuale sunt eliminate, permițând angajaților să-și aloce timpul unei activități mai semnificative.

Aplicațiile ERP pot ajuta o firmă să devină mai conștientă de sine, conectând împreună informații despre aprovizionare, producție, finanțe, distribuție și resurse umane. Procesul integrează adesea într-un singur sistem: conturile de plăti, sistemele de control al stocurilor, sistemele de monitorizare a comenzilor, bazele de date ale clienților și vânzările B2B sau Retail atât prin magazine şi depozite, cât şi on-line. Integrarea activităţilor și automatizarea proceselor de afaceri elimină redundanțele, îmbunătățește acuratețea și creşte productivitatea.

ERP-urile permit companiilor să acceseze rapid informațiile necesare clienților, vânzătorilor și partenerilor de afaceri, contribuind la îmbunătățirea satisfacției clienților și angajaților, la rate de răspuns mai rapide și la rate de acuratețe crescute.

Unele companii beneficiază de raportarea îmbunătățită a datelor în timp real dintr-un singur sistem sursă. Rapoartele precise și complete ajută companiile să planifice, să bugeteze, să prognozeze și să comunice părților interesate starea operațiunilor în mod corect, cum ar fi acționarii.

Cu toate acestea, trecerea la un sistem ERP va fi contraproductivă în cazul în care cultura companiei nu se adaptează cu schimbarea și compania nu îşi revizuiește modul în care structura organizației sale o poate susține.


Ce ar trebui să includă un sistem ERP?

Componentele unui sistem ERP depind de nevoile organizației. Companiile folosesc un sistem ERP din diverse motive, cum ar fi: instrumente mai complete, creşterea afacerii, reducerea costurilor și/sau îmbunătățirea operațiunilor. Cu toate acestea, există caracteristici cheie pe care fiecare ERP ar trebui să le includă.

Un sistem ERP ar trebui să fie automatizat – pentru a reduce erorile – și flexibil, permițând modificări pe măsură ce compania se schimbă sau crește. Să ofere securitatea informaţiilor, log de operare şi un sistem de drepturi de acces ale utilizatorilor cât mai granulat. Să dispună de sisteme configurabile pentru: notificări automate, fluxuri de activităţi, fluxuri de aprobări, planificarea resurselor (salariaţi, utiliaje, vehicule, mărfuri) pe activităţi şi comenzi.

Tot mai multe persoane sunt mobile şi prin urmare platforma ERP ar trebui să permită utilizatorilor să o acceseze de la distanţă şi cu aplicaţii specifice dispozitivelor mobile, de exemplu: SFA, CRM şi Facturare pentru echipele de vânzări mobile; Inventar, Magazie, Livrări şi NIR pentru gestionarii depozitelor; Raportare, Bord şi Analiză pentru echipa de management; Pontaj, HR Self-Service şi Condică pentru salariaţi.

De asemena, un sistem ERP ar trebui să ofere mijloace prin care situaţia economică şi productivitatea să poată fi analizată și măsurată.


Concluzie

Aplicațiile ERP (Enterprise Resource Planning) gestionează, integrează și automatizează procesele de afaceri printr-un singur sistem informatic. Cu o înţelegere mai bună a situaţiei de fapt, companiile sunt mai capabile să planifice, să aloce resurse și să se organizeze. Fără ERP, companiile tind să-şi desfăşoare activitatea într-o abordare separată - fiecare departament utilizând propriul său sistem deconectat.

| ERP