Sistemul Naţional de Facturare Electronică e-Factura

Argumente pentru implementarea Sistemului National de Facturare Electronică e-Factura

Digitalizarea este un fenomen cu evoluție foarte rapidă și impact semnificativ pentru mediul de afaceri atât în relația cu partenerii cât și în relația cu instituțiile publice.

Conform OUG nr. 120/2021, publicat în Monitorul Oficial nr. 960/2021, agenții economici vor folosi opțional sistemul e-Factura. Sistemul va fi operațional în termen de maximum 30 de zile de la data intrării în vigoare a OUG nr. 120/2021, adică cel târziu până pe 6 noiembrie 2021.

Ordonanța prevede ca "Sistemul național privind factura electronică RO e-Factura reprezintă ansamblul de principii, reguli și aplicații informatice, având drept scop primirea facturii electronice de la emitent cu respectarea structurii facturii electronice (...), stocarea prin mijloace electronice a facturilor și transmiterea către destinatar".

Facturarea electronică este un format de facturare în care toate informațiile sunt furnizate și schimbate într-un format electronic integrat între un furnizor și un cumpărător, informatiile trec automat dintr-un calculator in altul fara intervenția unei persoane sau fără tiparire pe hârtie.

Indiferent de domeniul de activitate, primirea și inregistrarea în sistemele de contabilitatea a facturilor de furnizor presupune alocarea de resurse semnificative, atat de personal, cât și hardware.

Cel putin contabilii și gestionarii și-au dorit mereu o “baghetă magica” prin care să fie posibilă transmisia și recepția in timp real a datelor în programul de contabilitate pentru aceste documente repetitive.

Binențeles ca existau sistemele de tip EDI, dar sunt costisitoare și accesibile în special firmelor mari. Condițiile sunt stricte și fiecare sistem EDI are propriile reguli.

Mai există și soluții de scanare, fotografiere, import diverse formate de fișiere, dar de multe ori munca de corecție și verificare presupune un efort considerabil.

De multi ani, mediul de afaceri aștepta un format electronic de factură valabil la nivelul întregii țări, implementat de către ANAF care ar reprezenta soluția. Progresul tehnologic din domeniul bussines este în contradicție cu modul heirupist de introducere manuală a documentelor în sistemele de gestiune.

Poate la început multi vor fi reticenți în privința acestui sistem, și, probabil, de aceea a fost introdus cu caracter opțional, pentru ca agenții economici să nu se simtă constranși.

Pentru a putea transmite facturi catre parteneri si institutiile publice, emitentii facturilor electronice trebuie să detina un certificat digital calificat, inregistrat pentru accesul in Spatiul Privat Virtual si sa se inregistreze in Registrul RO e-factura care va fi disponibil in perioada imediat urmatoare. Operatorul economic care a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura este înscris în Registru începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii. De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar. În vederea utilizării sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, emitentul şi destinatarul trebuie să fie înregistraţi în Registrul RO e-Factura.

Cum functioneaza? Emitentul va transmite factura electronică în sistemul e-Facturare, respectând specificațiile și structura precizata de Ordonata. Dupa validare, ANAF va aplica semnătura electronică pe factură și o va comunica instant destinatarului prin SPV.

Destinatarul va fi notificat cu privire la facturile electronice primite, iar data comunicării va fi accesibilă și emitentului documentelor. Practic, se va permite accesul la facturile electronice tuturor celor interesați, fără alte demersuri suplimentare.


Avantajele sunt evidente:

  • incarcarea automata in propriul software ERP a facturilor emise de parteneri;
  • garantia ca facturile sunt corecte si nu au intervenit modificari deoarece factura odata validata de ANAF, e considerata exemplar 1, original, si nu poate fi modificata de catre emitent decat prin corectie si retransmitere.
  • Facturile respecta un format European, deci pot fi transmise si in afara Romaniei.

    Toate aceste operatiuni se automatizeaza de catre Nexus ERP. De mentionat faptul ca exista o setare privind numarul de zile de intarziere la transmitere pentru facturile emise, deoarece ANAF, pana acum, a anuntat un termen de maxim 5 zile de la emitere pana la transmiterea in sistemul E-factura.

    Facturile primite de la parteneri în sistemul E-factura se încarcă automat în Nexus-ERP prin modulul Mesaje SPV din Dosar Contabil. Schimbul automat se face doar dacaă ambii partenerii sunt înscriși în Registrul RO e-Factura, pentru aceasta am creat în modulul Parteneri, Vector Fiscal un tip nou tip de registru, Registrul RO e-factura.

    Incepând cu veriunea Nexus ERP V21.16, utilizatorii pot testa sistemul RO e-Factura.

    Ce trebuie să facă utilizatorul Nexus ERP pentru implementarea cu succes a sistemului de Facturare electronică e-Factura?

    • Să se inscrie în Registrul RO e-Factura.
    • Să completeze câmpul Data inregistare e-Factura in Nomenclator societati -> fereastra de editare societate -> pagina Date fiscale.
    • Doar pentru partenerii înregistrati în registrul RO e-Factura să completeze câmpul Data înregistare e-Factura în Nomenclator parteneri -> fereastra de editare partener -> pagina Detalii.
    • Pentru partenerii înrolati in RO e-Factura NexusERP va genera automat solicitări SPV la validarea facturilor. Solicitările sunt vizibile în noul modul Solicitări SPV ANAF din grupul Dosar contabil.
    • Să intre periodic în modulul Solicitari SPV ANAF pentru a trimite catre ANAF solicitările de inregistrare a facturilor emise. Selectarea și trimiterea facturilor se va face ținând cont de întarzierea setata în opțiunile modulului. Atenție! Pentru acest pas este necesară prezentarea certificatului digital.
    • Să intre periodic în modulul Mesaje SPV ANAF pentru a recepționa, pe de o parte, confirmarea validării facturilor emise și, pe de alta parte, facturile trimise de parteneri.

    Inscrierea in Registrul RO e-Factura se face prin completarea și depunerea prin SPV a formularului 084, denumit “Cerere privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura/renunțare la cererea privind înregistrarea în Registrul RO e-Factura” care va trebui să aibă bifată secțiunea a III-a, secțiune ce face referire la cererea de înregistrare în acest registru. Inscrierea intră în vigoare începând cu data de 1 a lunii următoare transmiterii formularului. După inscriere în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândește inclusiv calitatea de destinatar.

    In situația în care se dorește renunțarea la sistemul e-Factura, se va transmite un nou formular 084, în care se va bifa secțiunea a IV-a, care face referire la renunțarea la cererea de înscriere în registru. Această a doua cerere va trebui completată cu numărul și data înregistrării formularului transmis inițial, prin care s-a solicitat înregistrarea în Registrul RO e-Factura.

    Mult succes!

    | ERP