15.12.2021 | ERP | 1258

Întrucât ne apropiem de încheierea exercițiului financiar al anului curent și începerea procedurilor pentru întocmirea situațiilor financiare, considerăm oportun momentul pentru sublinia rolul important al inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, prin intermediul ei realizându-se o verificare a modului de gestionare a patrimoniului și stabilindu-se situația patrimonială reală a entității.

Entitățile au obligația să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii deținute:

• la începutul activității;
• cel puțin o dată în cursul exercițiului financiar pe parcursul funcționării lor;
• în cazul fuziunii sau al încetării activității.
• la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
• ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
• ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
• cu prilejul reorganizării gestiunilor;
• ca urmare a calamităților naturale sau a unor cazuri de forță majoră;
• în alte cazuri prevăzute de lege;

Legea contabilității nr. 82/1991, republicată, cu modificările și completările ulterioare, stipulează că obligația efectuării inventarierii generale a elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii revine persoanelor care organizează și conduc contabilitatea financiară, respectiv:

• societățile comerciale, societățile/companiile naționale, regiile autonome, institutele naționale de cercetare-dezvoltare, societățile cooperatiste și celelalte persoane juridice;
• instituțiile publice, asociațiile și celelalte persoane juridice cu și fără scop patrimonial;
• subunitățile fără personalitate juridică, cu sediul în străinătate, care aparțin persoanelor menționate anterior, cu sediul în România, precum și subunitățile fără personalitate juridică din România care aparțin unor persoane juridice cu sediul în străinătate;
• organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevăzute în legislația pieței de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat și alte entități organizate pe baza Codului civil;

De asemenea, obligația efectuării inventarierii generale a elementelor patrimoniale revine și persoanelor fizice care desfășoară activități producătoare de venit și ale căror venituri sunt determinate în sistem real, care au obligația să conducă evidența contabilă pe baza regulilor contabilității în partidă simplă sau, la opțiunea acestora, pe baza regulilor contabilității în partidă dublă.

Nerespectarea reglementărilor legale cu privire la efectuarea inventarierii constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei.

Cum putem adăuga în Nexus un inventar

Nexus ne oferă mai multe modalități de efectuare a inventarierii:

• Inventar în Backoffice (în aplicația Nexus ERP), în modulul Interne - Inventar;
• Inventar prin aplicația Nexus Online Inventar;
• Inventar prin aplicația Easy Retail;

Cum funcționează inventarul

• La data deschiderii documentului, utilizatorul va adăuga sau scana produsele pe care le numără fizic;
• Softul aduce informația de la acel moment de pe stoc (denumit stoc scriptic);
• La sfârșit, prin comparație, se vor genera automat procese verbale care reglează stocul (aceste procese verbale se pot imputa sau nu);

Pentru a începe un inventar în program este obligatoriu ca stocurile să fie reglate înainte de a începe operarea și să nu avem bonuri fiscale nedescărcate, indiferent de modul în care vom opera acest inventar.

Adăugarea unui inventar nou se poate realiza pe o anumită gestiune, pe un anumit tip de stoc, pe o clasă de produse sau pe toate clasele, cu numărare și adăugare manuală sau scanare a codului de bare. O dată cu deschiderea unui inventar, stocul aferent clasei de produse, pe contul selectat, va fi blocat.

Rezultatele urmărite sunt:

• Compararea datelor constatate faptic și înscrise în listele de inventariere cu cele din evidența tehnico-operativă (fișele de magazie) și din contabilitate;
• Constatarea unor deprecieri de valoare;
• Constatarea de plusuri în gestiune;
• Constatarea de lipsuri în gestiune;
• Efectuarea de compensări între plusurile și minusurile constatate;
• Explicații solicitate de la gestionar;
• Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii;
• Registrul-inventar;

Din Nexus se pot genera rapoarte legate de:

• Listele de inventar, doar cantitative sau și valorice (din modulul de stocuri sau din inventarul generat);
• Procese verbale de Plus sau Minus la Inventar (din modulul Interne- PV diferențe inventar);

Pentru toate aceste documente emise din program se vor configura semnături ale persoanelor responsabile și se vor introduce texte extrase din legislație sau conform organizării proprii.

Întrucât operarea acestor documente în program prezintă un anume grad de complexitate datorită configurărilor și verificărilor inițiale necesare, vă recomandăm să parcurgeți pașii prezentați în tutorialul existent pe site: Inventar

---