01.04.2022 | Salarizare | 2801

Software-ul de salarizare este o soluție folosită de profesioniștii în salarizare pentru a gestiona operaţiunile specifice calculului, raportării şi plăţii salariilor. Aceste activităţi pleacă de la înregistrarea angajaților, condica de prezenţă şi pontajul salariaţilor şi ajunge până la depunerea declaraţiilor specifice salariilor către ANAF şi analiza costurilor cu salariile pe centre de profit, pe comenzi, etc.

În tot acest ciclu care se repeta în fiecare lună, un software de salarizare modern îi ajută pe profesioniști să realizeze şi să urmărească toate aceste activități fără efort dintr-un singur loc şi într-un mod colaborativ.

De ce un soft de salarizare?

Pe an ce trece, şi pe măsură ce economia evoluează, acest domeniu, al salarizării, devine din ce în ce mai cuprinzător şi mai complex. Orice profesionist din domeniul resurselor umane sau al salarizării ştie că sfera de organizare a activităţii de salarizare a depăşit de mult banalele calcule a unor impozite.

Procesarea și gestionarea salariilor implică o gamă largă de activități legate de cea mai importantă componentă a unei firme şi anume oamenii acesteia. Efectuată manual, sau cu un sistem învechit sau doar utilizând foi de calcul întreaga activitate va deveni greoaie, complexă, inexactă, supusă omisiunilor şi greşelilor şi în final probabil că vom ajunge la concluzia că pierdem mult mai mult timp şi banii decât ne-ar costa investiţia într-un soft de salarizare modern, complet şi integrat.

Procesarea manuală, totală sau parţială, a salariilor poate conduce la omisiuni şi greșeli care s-ar putea dovedi în timp foarte costisitoare.

Software-ul de salarizare poate automatiza majoritatea sarcinilor repetitive, inclusiv poate verifica şi transmite periodic şi automat notificări legate de orice aspect al prelucrării datelor de personal şi salarizare: de la urări de tip "La mulţi ani!" şi până la avertizări legate de expirarea actelor salariaţilor sau de depăşire a bugetelor alocate.

În acest fel un soft de salarizare ne va oferi timpul, informaţiile şi oportunitatea de a ne ocupa mai bine de salarizare şi salariaţi. De la înregistrarea salariaţilor noi şi până la închiderea perioadei de plată, un software bun de salarizare menține procesul organizat, ușor și eficient.

În continuare vom prezenta caracteristicile importante ale software-ului de salarizare, beneficii și lucruri de luat în considerare atunci când doriți să alegeți cel mai bun software de salarizare pentru afacerea dvs.

Care este cea mai importantă caracterisitică pe care ar trebui să o aibă o aplicaţie de salarizare?

Aşa cum toţi ştim, legislaţia munci se schimbă destul de des şi uneori au loc modificări destul de importante. Astfel, considerăm că cea mai importantă caracteristică a unui astfel de aplicaţii ar trebui să fie flexibilitatea oferită pentru modificarea modului de lucru.

Aici ne referim atât la uşurinţa cu care utilizatorii îşi pot modifica singuri formulele de calcul, parametrii de calcul, fluxurile de lucru şi rapoartele si, mai mult, îşi pot adăuga singuri elemente complet noi de calcul salarial cum sunt: veniturile, sporurile, reţinerile, premiile, plăţile în avans, etc.

Dar mai ales ne referim la o organizarea de aşa natură a structurilor de date şi informaţii, astfel încât aplicaţia să permită dezvoltatorilor operarea rapidă a oricărei modificări, bineînţeles cu păstrarea modurilor de calcul anterioare.

Cum ce ne poate ajuta o aplicaţie de salarizare?

Înregistrarea rapidă a contractelor de muncă

În ultimul timp, tot mai multe organizaţii înregistrează o fluctuaţie foarte mare a forţei de muncă. Asta face ca inclusiv înregistrarea contractelor de muncă să ocupe o mare parte din timpul personalului HR.

Ideal ar fi ca aplicaţia de salarizare să ne permită nu numai înregistrarea contractelor de muncă şi a modificărilor acestora, dar şi emiterea din sistem a întregii documentaţii aferente: Contracte de muncă, Fişe de post, Acte adiţionale, Decizii privind contractele de muncă: modificări, suspendări, detaşări, încetări, etc.

Şi mai mult decât atât, aplicaţia de salarizare ar trebui să comunice automat cu portalul Revisal (Registrului General de Evidenţă a Salariaţilor) pentru a transmite toate aceste documente menţionate mai sus.

Aplicaţia Nexus Salarii înlocuişte această aplicaţie Revisal şi în acest fel nu va trebui ţinută o dublă evidenţă privind registrul general de evidenta a salariatilor.

O altă facilitate importantă pentru înregistrarea contractelor de muncă este lucrul cu Contracte Şablon. Pentru introducerea unui contract de muncă va trebui să completăm zeci de câmpuri cu informaţii care în general se repetă atunci când tipul de salariat face parte dintr-o anumită grupă - de exemplu "direct productivi". Indiferent dacă avem multe sau puţine contracte de introdus, este întotdeauna o idee bună să pregătim din timp aceste contracte şablon cere ne vor uşura cu siguranţă munca.

Stocarea dosarului de personal

Există aplicaţii de salarizare care oferă posibilitatea de a stoca electronic dosarele de personal ale salariaţilor: copiile actelor de angajare şi de studii, fişa postului, acte adiţionale, decizii de salarizare, etc.

Acest lucru este deosebit de util din mai multe motive:

• controlul centralizat al documentelor;
• căutarea, vizualizarea şi tipărirea rapidă a documentelor stocate;
• accesul la aceste documente, conform Regulamentului general privind protecția datelor cu caracter personal, se face securizat pe bază de utilizatori, parole şi drepturi de acces;
• accesul salariaţilor la propriile documente prin aplicaţii web sau mobile integrate.

Personalizarea metodelor de calcul

• Calculăm orice componentă salarială cu o formulă pe care o stabilim în prealabil. Formulele pot fi orcât de simple sau oricât de complexe ne dorim.
• Adaugăm şi scoatem elemente salariale.
• Putem stabili formule pentru venituri, pentru tichete valorice, pentru sporuri, pentru reţineri salariale, pentru premii, pentru concedii, etc.
• Putem să creăm seturi de componente salariale cu formule diferite pentru a putea aplica, de ex., pentru personalul de tip TESA un anumit set de formule şi pentru personalul direct productiv un alt set de formule.
• Aplicaţia de salarizare vine cu formule şi scenarii de calcul gata completate şi care se potrivesc în cele mai multe dintre cazuri, deci nu va trebui să ne facem griji că va trebui să începem cu definirea formulelor.

Calculul salariilor

Bineînţeles, aceasta este funcţia principală a unei aplicaţii de salarizare şi aici vom primi cel mai important ajutor din partea unei astfel de aplicaţii.

Există mai multe tipuri de calcule, cum ar fi:

• Calculul poate fi normal, de la brut la net, sau poate fi un calul invers, de la net la brut, atunci când vrem să respectăm plata unei sume nete.
• Calculul invers, pentru a nu modifica salariul negociat prea des, se mai poate face cu "descărcarea" diferenţelor într-un premiu.
• O altă particularitate a calcului invers, plecând de la net, este aceea că putem stabili devizul (Euro, USD, etc) în care este stabilită suma netă.
• Calculul poate fi făcut atât total, cât şi parţial - adică pe anumite componente - cum ar fi de exemplu premiile care se plătesc înaintea lichidării salariale.
• Calcule parţiale pot fi realizate pentru: avansuri salariale, premii, concedii de odihnă şi concedii medicale. Şi toate acestea se pot plăti ca avansuri, cu state şi fluturaşi de plată separaţi.
• Calcul salariilor poate fi făcut pentru toţi salariaţii o dată sau uneori este util să se poată face doar pentru un singur salariat.

Raportarea şi realizarea viramentelor de plată a salariilor

A trecut vremea statelor de plată colective şi a plăţilor în numerar, acum se doreşte confidenţialitate, eliminarea cât mai mult a acţiunilor repetitive şi utilizarea timpului de lucru într-o formă cât mai productivă.

Plata salariilor la timp este o necesitate pentru orice organizație. Programul de salarii are integrări cu diverse bănci şi vă poate ajuta să transferați salariile în siguranță și la timp pentru toți angajații în câteva secunde. Tot în câteva secunde acelaşi software poate crea şi transmite pe email, către salariaţi, fluturaşii de plată în fişiere PDF protejate la deschidere cu parolă.

În acest fel sute de salariaţi pot fi plătiţi aproape instantaneu, comparativ cu orele care se pierdeau înainte vreme pentru această activitate.

Tot legat de plata salariaţilor, aplicaţia de salarizare ne ajută să generăm fişierele pentru comanda cardurilor aferente biletelor de valoare acordate şi ulterior să generăm fişierele pentru încarcarea biletelor de valoare acordate (tichete de masa, de cultura, de vacanta sau cadou).

Realizarea şi depunerea declaraţiilor la ANAF

În ultimii ani au rămas doar două raportări de transmis către ANAF de către angajatori:

• D112 - Declaraţia privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate.
• ReGES/Revisal - Pentru transmiterea registrului de evidenţă a salariaţilor în format electronic.

Orice aplicaţie de salarizare ar trebui să poată genera aceste două raportări. Utilizatorii care gestionează salariile pentru mai multe firme (cum sunt grupurile de firme sau firmele care oferă servicii de contabilitate şi/sau HR) cu siguranţă vor aprecia aplicaţiile de salarizare care le oferă în plus automatizarea în bloc a depunerii de declaraţii la ANAF şi automatizarea descărcării şi arhivării recipiselor aferente (confirmări de primire şi validare).

Declaraţiile de la toate firmele pe care le gestionăm, si care au fost validate de contabili ca finalizate, vor fi prelucrate în bloc. De la verificare şi semnare electronică şi până la descărcarea recipisei de confirmare a depunerii şi arhivarea finală a declaraţiilor şi recipiselor.

Este important să arhivăm declaraţiile validate şi recipisele de confirmare, deoarece acestea pot fi descărcate de pe site-ul ANAF doar pentru o perioadă limitată de timp.

Înregistrarea contabiliă şi plata impozitelor la buget

O alta funcţionalitate inclusă în majoritatea aplicaţiilor de salarizare este capacitatea de a genera automat note contabile aferente salariilor calculate.

De apreciat ar fi să avem disponibilă întreaga gamă de opţiuni legate de generarea notelor contabile, cum ar fi:

• opţiunea de a genera note contabile analitice pentru fiecare salariat în parte sau doar la nivel de formaţie de lucru;
• generarea notelor contabile atât pentru contabilitatea financiară, cât şi pentru contabilitatea de gestiune;
• posibilitatea de a include în note contabile şi centrele de profit pentru conturile de venituri şi cheltuieli.

În acelaşi registru, finalizarea calculului salariilor, trebuie să avem în vedere automatizarea generării borderourilor de plată a impozitelor aferente salariilor. Astfel, aplicaţiile de salarii oferă, pe lângă un raport centralizator privind situaţia salariilor, şi un modul specializat pentru centralizarea şi realizarea:

• borderourilor de plată - pentru cei care plătesc online;
• ordinelor de plată - pentru cei care încă îşi plătesc impozitele aferente salariilor la ghişeul băncii.

Analiza cheltuielilor aferente salariilor

În funcţiile de gradul de integrare a programelor de calcul salarial analizele legate de repartizarea cheltuileilor cu salariile pot fi făcute:

• pe comenzile primite de la clienţi, pentru a afla exact care componenta de manoperă din cadrul unui deviz;
• pe centre de profit ale firmei;
• pe locuri de muncă, formaţii de lucru sau pe grupări superioare centralizatoate cum sunt departamentele şi secţile.

Deasemena, un grad mai mare de libertate în gruparea, centralizarea, defalcarea, etc a analizelor se poate obţine cu rapoarte de tip OLAP.

Integrarea cu sistemul informatic al firmei

Ceea ce va aduce o valoare considerabil ridicată pentru o aplicaţiei de salarizare este gradul acesteia de integrare în intreg sistemul informatic al unei organizaţii şi eventual a unor aplicaţii terţe.

Exemple de integrare pot fi următoarele:

• integrat cu aplicaţia de resurse umane;
• integrat cu aplicaţia de producţie;
• integrat cu aplicaţii de vânzări;
• integrat cu aplicaţia ERP;
• integrat cu aplicaţii înrudite cum sunt Pontaj şi Condica de prezenţă;
• integrat cu o aplicaţie mobilă de tip auto-servire pentru salariaţii;
• să ofere un serviciu API care să permită realizarea de diverse alte integrări.

Toate aceste integrări şi multe altele ne vor aduce avantaje pentru o organizare mai bună a datelor, pentru eliminarea dupicatelor si operări multiple a unui document, pentru un acces unitar si securizat la informaţii, pentru eliminarea operaţiunilor de import şi export, pentru o comunicare şi o partajare îmbunătăţită a informaţiilor, etc.

Securizarea datelor aferente salariilor

Sistemul de salarizare găzduiește informații sensibile despre angajații, cum ar fi salariul, impozitele, conturile bancare și multe altele. Software-ul de salarizare poate îmbunătăți integritatea datelor dvs. de salarizare cu controale de acces detaliate.

Puteți diferenția între mai multe roluri jucate de fiecare departament și puteți elimina accesul neautorizat. Colaborați cu personalul în siguranță, prezentați aceeași interfață, dar lăsați personalului de salarizare să vadă doar ceea ce trebuie în funcție de rolurile lor.

---