| ERP | 1920
Implementarea e-Factura - parteneriat cu tehnologia
Suntem în era tehnologiei, iar inovațiile în domeniul contabilității sunt esențiale pentru a ține pasul cu ritmul accelerat al afacerilor moderne. Subiectul fierbinte al acestor zile este e-Factura, o nouă cerință legislativă care vine cu provocări, dar, în același timp, o soluție așteptată, eficientă și ecologică, care redefinește modul în care gestionăm documentele financiare.
Vom explora cum poți emite o factură fără complicații, cum să o transmiti eficient, evitând situații tensionate cu tehnologia sau colegii, precum și cum să gestionezi importul facturilor primite de la furnizori și arhivarea acestora pentru a te pregăti în eventualitatea unui control.
Emiterea facturii – fiecare companie este unică
Emiterea facturilor poate fi o provocare complexă în practică. Fiecare companie are propriile sale particularități și moduri unice de organizare a fluxurilor de gestiune și financiare. Din acest motiv, alegerea unei soluții tehnice de facturare nu este doar o chestiune de selectare a unei aplicații, ci un proces de aliniere fină la specificul fiecărei companii. Mai mult, într-un mediu cu cerințe legislative și de piață în evoluție, este important ca sistemul selectat să se adapteze la acestea; sistemele trebuie să fie nu doar eficiente azi, ci și pregătite pentru provocările de mâine.
Nexus ERP aduce o abordare simplă și adaptabilă. Iată câteva scenarii concrete de utilizare a sistemului în procesul de facturare:
- Emitere personalizată: Fiecare companie are propriul său mod unic de a aborda emiterea facturilor. Nexus ERP oferă posibilitatea de a personaliza și adapta procesul de emitere în funcție de nevoile specifice ale fiecărui utilizator.
- Integrare cu depozitul (WMS): Sistemul WMS nativ al Nexus ERP asigură o integrare facilă a procesului de facturare cu fluxurile operaționale, permitând facturarea automată la finalizarea procesului de livrare. Astfel, procesul devine fluid și lipsit de erori umane.
- Import facil al facturilor emise cu alte aplicații: Importul datelor din surse externe este o necesitate în lumea afacerilor. Nexus ERP simplifică acest proces, permițând importul eficient al facturilor din surse precum Excel, CSV, XML sau prin integrări API cu aplicații externe.
Facturare recurentă dinamică: Pentru afacerile cu contracte recurente, Nexus ERP simplifică procesul de facturare automată, eliminând eforturile manuale și evitând riscul de a omite facturi periodice.
Mobilitate și Flexibilitate: Cu aplicațiile mobile SFA Online și Facturare Online, Nexus ERP oferă mobilitate și flexibilitate în procesul de emitere a facturilor. De la birou sau din teren, utilizatorii pot emite facturi cu ușurință, adaptându-se la nevoile dinamice ale afacerii.
Transmiterea e-Factura – în Siguranță, fără Complicații
Transmiterea e-Factura către SPV ANAF în termen de 5 zile de la emitere este o obligație legală, iar securitatea și integritatea datelor devin prioritare în acest proces. Autentificarea în portalul SPV necesită fie semnătura electronică autorizată a reprezentantului legal/imputernicitului, fie utilizarea unui token virtual generat de ANAF pe baza semnăturii electronice autorizate. Odată ce o factură este transmisă, este esențial să ne asigurăm că aceasta rămâne neschimbată și se înregistrează în evidența contabilă cu aceleași date ca la momentul emiterii.
Prezentarea procesului de transmitere aduce în prim-plan întrebări critice și probleme care necesită rezolvare în procesul de implementare:
- Cine este persoana responsabilă pentru transmitere?
- Care sunt limitele responsabilității persoanei care transmite e-Factura în ceea ce privește conținutul facturii transmise?
- Cum putem reduce dependența companiei de persoana care transmite?
- O firmă de contabilitate poate transmite facturile pentru clienții ei, fără a interfera cu procesul de facturare și fără costuri/efort suplimentar?
- În ce condiții mai pot modifica o factură emisă?
- Cum putem garanta înregistrarea contabilă integrală și identică a facturilor transmise?
Utilizarea Dosarului Contabil din Nexus ERP pentru transmiterea e-Factura reprezintă o soluție robustă și simplificată pentru gestionarea relației cu ANAF. Acest instrument acționează ca o punte între afacerea ta și autoritatea fiscală, facilitând un proces fără întârzieri și fără a impune eforturi suplimentare. Iată câteva aspecte semnificative legate de procesul de transmitere:
- În baza unei semnături electronice autorizate, sistemul poate menține relația cu ANAF pentru una sau mai multe companii, în același timp, asigurând accesul protejat al fiecărui utilizator doar la companiile în care i se acordă aceste drepturi de către administratorul sistemului.
- Posesorul semnăturii autorizate nu intervine în procesul de facturare, acesta neavând responsabilitatea emiterii sau asupra conținutului economic al documentului transmis.
- Ai posibilitatea de transmitere instantanee a facturilor sau transmiterea programată după un interval de timp. Astfel, ai control total asupra momentului în care factura ajunge la destinatar, asigurându-ți posibilitatea unei eventuale corectări a facturii înainte de transmitere.
- Transmiterea automată, folosind tokenul virtual cu reinnoire automată a valabilității, elimină dependența de posesorul semnăturii electronice.
- Monitorizarea continuă și alertele automate asigură că toate tranzacțiile sunt gestionate cu acuratețe, scăzând riscul omisiunii, erorilor și amenzilor.
- Facturile emise sunt blocate la modificare, iar fișierul semnat de ANAF este arhivat împreună cu înregistrarea contabilă, asigurând astfel chei de control și operarea integrală și corectă în evidența contabilă.
Importul Facturilor – Automatizarea Schimbului de Documente între Firme
Unul dintre avantajele majore ale sistemului e-Factura este simplificarea și automatizarea schimbului de documente între companii. Acesta nu doar elimină bătăile de cap asociate cu prelucrarea manuală a facturilor, ci și optimizează întregul flux de lucru, aducând beneficii semnificative în timp și precizie.
Mai mult, la finalizarea procesului de implementare e-Factura în România, factura electronică primită în SPV devine documentul oficial pentru înregistrare în contabilitate a operațiunii economice și deducerea TVA. Trebuie acordată atenție corelării înregistrării contabile cu existența și conținutul facturii electronice.
Nexus ERP automatizează importul în baza de date proprie a facturilor de furnizori primite în SPV și permite transmiterea automată de alerte către persoanele responsabile de relația cu furnizorii.
Procesul continuă cu importul detaliilor facturii în modulul facturi furnizori al Nexus ERP. Această sincronizare între documentele primite în SPV și sistemul de gestiune și contabilitate este realizată cu precizie, limitând riscul de erori umane și scăzând timpul de operare. Maparea înregistrărilor din evidența furnizorilor cu cele din evidența proprie se realizează printr-un proces de învățare a aplicației de către operator, regulile stabilite fiind utilizate de sistem pentru automatizarea importului facturilor următoare.
Importantă pentru evidența contabilă corectă și pentru evitarea eventualelor amenzi este și asocierea de factura înregistrată în contabilitate a fișierului facturii electronice primite în SPV. Acest aspect permite verificarea și depistarea rapidă a eventualelor greșeli de operare sau omisiuni.
Arhivarea e-Factura – Siguranța Datelor și Evitarea Amenzilor
Implementarea e-Factura în România aduce cu sine obligații fiscale specifice. Facturile care pot fi înregistrate în contabilitate sunt exclusiv cele electronice emise și transmise prin sistemul e-Factura. Astfel, documentele în format electronic devin parte integrantă a obligației de arhivare a documentelor financiar-contabile.
Mai mult, înregistrarea unei facturi în contabilitate, pentru care nu se poate demonstra transmiterea prin e-Factura, poate atrage sancțiuni sub formă de amendă, echivalentă cu valoarea TVA-ului înscris în factura respectivă. Desi facturile electronice circula prin sistemul ANAF, acestea sunt disponibile pentru descărcare în SPV pentru un număr limitat de zile, ulterior fiind disponibile doar la cerere.
Astfel, implementarea corectă a sistemului e-Factura la nivelul fiecărei companii trebuie să abordeze și necesitățile specifice de arhivare a facturilor electronice, inclusiv accesul la acestea în scenarii precum:
- pierderea accesului la datele din server din cauza unor defectiuni tehnice sau viruși
- schimbarea programului de evidenta contabila
- schimbarea platformei online de facturare
- schimbarea contabilului intern sau a firmei de contabilitate externe
- încetarea accidentală a contractului pentru găzduirea în cloud
- avarie la datacenter-ul care păstrează baza de date sau arhiva electronică
Arhivarea e-Facturii în Nexus ERP se realizează concomitent cu backup-ul întregii baze de date a sistemului, oferind o soluție integrată și automatizată de arhivare. Salvarea poate fi efectuată atât local, cât și în cloud, prin taskuri automate sau manuale.
Backup-ul este monitorizat automat, iar sistemul permite transmiterea de alerte în situații în care salvarea nu se poate realiza. Astfel, cu o planificare, configurare și monitorizare corectă a procesului de backup, se asigură automatizarea, redundanța și posibilitatea de recuperare integrală în situații de urgență.
Parteneriat cu Tehnologia
Implementarea sistemului e-Factura nu este doar o adaptare la cerințele legislative, ci și un parteneriat strategic cu tehnologia pentru eficiență și siguranță în gestionarea documentelor financiare.
Particularitățile fiecărei companii găsesc răspunsuri adaptate în soluțiile oferite de Nexus ERP. Emiterea facturilor devine un proces simplificat și adaptabil, iar transmiterea către ANAF se desfășoară automat și în siguranță. Importul facturilor primite este automatizat, iar asocierea cu documentul primit în SPV asigură evidența contabilă precisă și evitarea amenzilor. În final, arhivarea în Nexus ERP nu este doar o obligație legală, ci și o garanție pentru securitatea și accesibilitatea datelor.
Autor: Radu Claudiu (Consultant Nexus ERP)
Vă invităm să aflaţi mai multe despre Nexus ERP
Vă rugăm să completaţi formularul de mai jos şi în cel mai scurt timp veţi fi contactat de un reprezentat al Nexus Media.
